Alles beginnt mit einem soliden Plan. Wenn Sie Ihre Inventur vorher ganz genau durchdenken, können Sie die meisten Fehler vermeiden und Ihre Effizienz enorm steigern.
Dieser Artikel richtet sich an diejenigen, die sich fragen, wie man eine Inventur sinnvoll plant, ohne wichtige Aspekte zu übersehen. Wir behandeln Themen wie die erforderliche Ausrüstung, den Einsatz externer Scanner, die optimale Teamzusammenstellung und viele Strategien zur Kalkulation von Personal.
Zudem gehen wir darauf ein, wie man die Kosten niedrig hält und gleichzeitig für das Wohlbefinden der Mitarbeiter sorgt. Wenn Inventuren für Sie eine seltene, aber entscheidende Aufgabe sind, finden Sie hier wertvolle Tipps für ein zuverlässiges System, das auch bei seltener Anwendung funktioniert.
Bereit für eine bessere, einfachere und kostensparende Inventur?
Planung ist alles
Die Grundlage einer effizienten Inventur liegt im Durchleuchten der klassischen W-Fragen, ein Schritt, der oft unterschätzt wird. Klingt das einfach? 90% der Inventur-Verantwortlichen machen es nicht.
Was zählen Sie und was ist Ihr Ziel? Definieren Sie klar, welche Artikel gezählt werden sollen – beispielsweise eine Inventur von 10.000 Artikeln aus bestimmten Lagern, abzüglich vorab definierter Warengruppen. Dies gibt Ihnen ein konkretes Ziel.
Wann und wie lange dauert die Aufnahme? Legen Sie den Zeitrahmen fest, z.B. in der zweiten Kalenderwoche 2025 über 5 Tage mit täglich 8 Arbeitsstunden. Die Dauer beeinflusst maßgeblich die Planung – von der Anzahl der benötigten Mitarbeiter bis hin zur Bestellung von Geräten.
Wie viele Mitarbeiter sind erforderlich? Eine klare Personalplanung ist essenziell. Ob 25 Mitarbeiter in einem Lager oder 6 Zähler in einem anderen, die Anzahl hängt von Ihrem Zeitfenster und dem Inventurumfang ab. (Eine Formel zur Berechnung der Manpower finden Sie in diesem Artikel)
Wo findet die Inventur statt? Bestimmen Sie die genauen Orte der Zählung und berücksichtigen Sie dabei bereits vorab gezählte Bereiche oder Abgrenzungen wie den Wareneingang.
Zusatzfragen für die Feinplanung: Überlegen Sie, ob bestimmte Bereiche vorab gezählt werden sollen, in welchem Rahmen die Inventur stattfindet (z.B. nachts oder am Wochenende), und ob der Betrieb währenddessen weiterläuft. Diese Antworten sind entscheidend für eine genaue Detailplanung.
Notieren Sie sich diese Antworten sorgfältig. Sie sind die Basis für die kommenden Planungsschritte und helfen Ihnen, den Umfang und die Dauer der Inventur präzise zu kalkulieren. Für eine umfassende Vorbereitung können Sie diese Informationen auch in eine kostenlose Inventur-Checkliste eintragen.
Mit der Beantwortung dieser Kernfragen legen Sie den Grundstein für eine gezielte Inventurplanung, wissen genau, was, wann, und mit wem zu tun ist und können nun die benötigte Zeit und Ressourcen effektiv einschätzen.
Die Dauer einer Inventur effektiv zu berechnen, setzt Erfahrungswerte voraus. Inventurdienstleister können hier oft eine zuverlässige Einschätzung geben, die Zeit und Kosten spart - wichtig, da Produktionsstillstände Unternehmen täglich zwischen 10.000€ und 100.000€ kosten können.
Nehmen wir zwei Beispiele: Firma Maier mit 10.000 Elektronik-Kleinteilen in mehreren Lagerarten und Firma Peters, die 15.000 fertige Motorblöcke lagert. Trotz der höheren Artikelanzahl bei Peters, kann die Inventur bei Maier komplexer sein, aufgrund der Vielzahl an kleinen Teilen und unterschiedlichen Lagermethoden.
Es wird deutlich, dass nicht allein die Artikelanzahl ausschlaggebend ist, sondern auch Art und Weise der Lagerung sowie die physische Beschaffenheit der Produkte. Dazu zählen Faktoren wie Lagerplatztyp, die Ordnung der Paletten (sortenrein oder gemischt), Personalanzahl aus vorherigen Jahren, Warenfluss und besondere Umstände wie benötigte Kältepausen.
Diese Informationen sind entscheidend für eine realistische Planung, um Kosten zu senken und die Kundenaufträge nicht zu gefährden.
1.2 Wie viele Leute brauche ich denn? Berechnung der „Artikel pro Stunde“
Im Prinzip haben Sie ein Artikelmenge X und eine Anzahl Y, die Sie pro Stunde mit Z Mitarbeitern zählen können. Um die Personenzahl zu berechnen, müssen wir die Scanpower dafür berechnen.
Bleiben wir bei unserem vorherigen Beispiel:
Firma Maier hat mit Ihren 10.000 Artikeln vergangenes Jahr 5 Arbeitstage benötigt und dabei mit 21 Mitarbeitern inventiert, wovon 20 dieser in jeweils 2er Teams, 8 Stunden gezählt haben und eine Person die Inventur leitete.
20 Mitarbeiter / 2 je Team = 10 Zählteams
10 Zählteams * 5 Arbeitstage * 8 Arbeitsstunden = 400 Zählstunden insgesamt
(Das sind nicht die Arbeitsstunden der Mitarbeiter! 1 Zählstunde = 2 Personen je 1 Stunde)
10.000 Artikel aufgeteilt auf 10 Teams geteilt durch 5 Arbeitstage zu je 8 Arbeitsstunden
= 25 Artikel pro Stunde
Ein normales Zählteam erfasst demnach 25 Artikel pro Stunde.
Diese Rechnung ist vor allem wichtig, wenn:
Wenn Sie nun beispielsweise 15000 Artikel haben, also mehr als im Vorjahr, können Sie einfach berechnen, wie lange Sie mit wie vielen Teams brauchen.
z.B. 15000 Artikel durch 25 Artikel/h = 580 Zählstunden
Wenn Sie diese Inventur in 3 Tagen schaffen müssen, statt 5: brauchen Sie 25 Teams.
25 Teams x 25 Scans/h x 8 Stunden pro Tag * 3 Tage = ca. 15.000 Artikel
Die allgemeingültige Formel für Inventurdauer (in Tagen) =
= Gesamtartikel / (gezählte Artikel pro Stunde * Anzahl Teams * Zählstunden pro Tag)
Die allgemeingültige Formel für Personalanzahl lautet:
Personalanzahl = Gesamtartikel / gewünschte Dauer in Tagen / 8 / gezählte Artikel pro Stunde*2
Sie können wie damals im Mathematikunterricht die Formel nach Belieben umstellen. Und wenn Sie Fragen haben, dann fragen Sie diesmal nicht den Lehrer, sondern uns. ☺
Abhängig von der Branche und der Art des Lagers variiert die Zählleistung eines Teams zwischen 15 und 400 Artikeln pro Stunde.
Das ist eine beachtliche Spanne. Doch eines ist sicher: Bei Klein- und Bauteilen ist die Marke von 100 Artikeln pro Stunde kaum zu überschreiten, während auf der Einzelhandel-Verkaufsfläche mit einem Scanner die 400er-Grenze leicht erreicht werden kann.
Schreiben Sie sich diese Zahl auf. Wir werden Sie später brauchen.
Durchschnittliche Geschwindigkeit nach Branche (volatil durch Scanner, Papier etc…)
Rechenbeispiel aus der Praxis: Personal berechnen
Wenn wir eine Inventur für einen Kunden übernehmen, ist die erste Frage immer die gleiche: „Wie viele Mitarbeiter haben letztes Jahr wie viele Tage Inventur gemacht?“
Dieser Erfahrungswert ist der Wichtigste von allen. Ohne diesen kann man nur eine theoretische Rechnung anhand von Lagerplätzen, Quadratmetern und Artikelanzahl anstellen.
Auch wir als absolute Profis mit über 2 Milliarden Euro erfasstem Warenwert pro Jahr können nicht immer 100% genau berechnen, wie lange es dauern wird, mit wie viel Personal.
Haben Sie so einen Wert? Zum Beispiel: 5 Tage mit jeweils 20 Mitarbeitern? Großartig. Orientieren Sie sich daran!
Beachten Sie Änderungen zum Vorjahr, wie zum Beispiel größere Lagerfläche, mehr Auslastung der Lagerplätze oder Auslastung der Kapazität.
Wenn Sie gerade erst in ein neues Lager gezogen sind und keine guten Referenzwerte haben, dann ist es wichtig, die Personalanzahl so exakt wie möglich zu berechnen. Wenn Sie keine genaue Anzahl haben, können oft folgende Probleme auftreten:
Wie man Personenanzahl richtig berechnet, wenn man keinen Referenzwert hat:
Faktoren:
1. Anzahl der Lagerplätze
2. Zeitraum – Anzahl der Tage an denen Sie fertig werden müssen
3. verschiedene Artikel
Ich gebe Ihnen nun ein Rechenbeispiel, was wir bei einem unserer Kunden genutzt haben:
Kunde aus dem Großhandel (Lebensmittel)
Lagerplätze Gesamt: 8946 Stück ; davon 4754 (53,1%) besetzt
Diese Lagerplätze waren wie folgt aufgeteilt:
A) Reserve Paletten Obergeschoss (nur mit Stapler) : 1650 Paletten
B) Palettenplätze Erdgeschoss: 825
C) Durchlaufregal-Plätze: 1695
D) Fachbodenregal-Plätze: 584
Die Reservepaletten, also alles, was nicht auf dem Boden stand, wurde 2 Wochen vor der eigentlichen Inventur durch uns aufgenommen. Der Rest wurde zum Stichtag gezählt.
Vorab-Aufnahme berechnen
Um zu wissen, wann wir mit der Voraufnahme anfangen sollten und mit wie vielen Mitarbeitern wir hier starten, mussten wir wissen, wie lange es dauert, eine Palette oder einen Lagerplatz zu zählen. Da der Kunde ein Großhändler mit Lebensmitteln war, gab es sortenreine Paletten und Mischpaletten (versch. Artikel)
Es dauert wesentlich länger, eine Mischpalette zu zählen, da hier oft Ware abgepackt und wieder neu auf die Palette gestapelt werden muss.
Wir nahmen aus Erfahrungswerten folgendes an:
1500 Ganzpalette und 150 Mischpaletten (Info durch Kunden)
Dauer (inkl. Auslagerung mit Stapler, Zählung, Dokumentation)
pro Ganzpalette = 4-5 Minuten
pro Mischpalette = 6-10 Minuten
Damit kamen wir auf 125 Stunden Zählung der Ganzpaletten und 25 Stunden Mischpaletten.
150 Zählstunden, wo ein Staplerfahrer und ein Zähler benötigt werden.
An einem 9 Stunden Arbeitstag kann man effektiv von 7 Stunden Zählung ausgehen.
(Obwohl wir normalerweise nicht zu 9-Stunden-Tagen raten, war dies bei diesem Kunden aufgrund des dringenden Projektcharakters die einzige Option, um die Inventur fertigzustellen.)
150 Stunden / 7 Stunden pro Tag = ca. 2 Arbeitstage von jeweils 2 Mitarbeitern.
Da wir die Voraufnahme in 2 Wochen schaffen wollten, benötigten wir jeweils 2 Teams bestehend aus einem Zähler und eine Staplerfahrer. Jedes Team hat ca. 12 Arbeitstage geleistet und die Voraufnahme so in der geplanten Zeit gemeistert.
Kostenaufstellung:
Die Hauptaufnahme am Stichtag berechnen
Für die Personalanzahl haben wir hier einen Ähnlichen Schlüssel genommen. Der Kunden ist seit der letzten Inventur umgezogen und konnte das größere Lager daher überhaupt nicht abschätzen. Die Inventur-Personalschätzung musste also sehr genau sein.
Übrige Lagerplätze nach Vorabaufnahme = 3104 Stück
825x Paletten Erdgeschoss
1695x Durchlaufregalplätze
584x Fachbodenregalplätze
Dauer Palette Erdgeschoss = ca. 3 Minuten
Zähldauer gesamt = 41,25 Teamstunden
benötigte Teams für den Tag = ca. 6 Teams
Dauer Durchlaufregal = ca. 2 Minuten
Zähldauer gesamt = 56,5 Team Stunden
benötigte Teams für den Tag = ca. 7 Teams
Dauer Fachbodenregal = ca. 2 Minuten
Zähldauer gesamt = 19,5 Team Stunden
benötigte Teams für den Tag = ca. 3 Teams
Für diese Inventur planten wir demnach 16 Teams. Da unsere Mitarbeiter aber wesentlich schneller und exakter arbeiten, konnten wir die Zeit deutlich reduzieren und ließen nur 12 Teams bei der Inventur starten.
Ergebnis: Nach ca. 6h, wesentlich früher als erwartet, fertig. Wirtschaftsprüfer happy, Kosten gesenkt.
Die wichtigsten Formeln zusammengefasst:
Lagerplatz x Minuten pro Lagerplatz / 60 = Teamstunden
Teamstunden durch 7 Zählstunden = Anzahl der benötigten Arbeitstage
Anzahl der Teams x 2 = benötigte Personalanzahl (wenn in 2er Teams gezählt wird)
Kurz:
1. Teilen Sie Ihr Lager in verschiedene Bereiche auf (Fachboden, Reserve, Palette usw…)
2. Berechnen Sie die benötigten Stunden, Teams und Lagerplätze
3. Für eine grobe Referenz wie lang ein Lagerplatz in welcher Branche dauert, können Sie diese Tabelle verwendet:
Oder laden Sie diesen ganzen Aufwand bei uns ab. Wir berechnen Ihnen diesen Aufwand gerne kostenlos, damit Sie wissen, wo Sie ungefähr stehen.
Paletten (für Hochregale die Zeit für Auslagern draufrechnen)
Fachbodenregale
Durchlaufregale
Paternosterregale
Nun wissen Sie, wie viel Personal Sie benötigen, damit Sie es im vorgesehenen Zeitraum schaffen. Der nächste Abschnitt umfasst alle Details, die Sie beim Personal beachten müssen.
Diese Details werden von Unternehmen immer wieder übersehen und führen zu Chaos während der Inventur. Wenn Sie allein 50% der Dinge im Vorfeld klären können, werden Sie mehr Erfolg und weniger Stress bei Ihrer Inventur verspüren.
1.3 Bildung von Zählteams
Inventur wird im Lager meist in 2er Zählteams durchgeführt, wobei im Einzelhandel auf Einzelerfasser und Kontrolleure gesetzt wird. Eine gesetzliche Anforderung, dass 2er Teams zählen müssen, besteht jedoch nicht.
Da viele Unternehmen „auf Nummer sicher“ gehen wollen, zählt man meistens in 2er, teilweise sogar 3er Teams, wenn z.B. ein Staplerfahrer benötigt wird.
Da Ihre Mitarbeiter nur einmal jährlich Inventur machen, kann das 4-Augen-Prinzip durchaus sinnvoll sein. Die Realität ist aber auch, dass ein 2er Team wahrscheinlich nicht jeden Artikel doppelt zählen wird. Die menschliche Natur zeigt, dass viele Mitarbeiter nach gewisser Zeit die Motivation verlieren und auf den Zählpartner “vertrauen”.
Große Differenzen können dennoch vermieden werden, indem der Schreiber dem Zähler über die Schulter guckt und dessen Zählung einer Plausibilitätsprüfung unterzieht.
Am Ende liegt es in Ihrer Hand, über das Gleichgewicht zwischen Effektivität, Kosten und Qualität zu entscheiden.
Ein professioneller Dienstleister kann hierbei helfen.
Im Einzelhandel beispielsweise zählen die Inventurmitarbeiter immer allein. Es wäre undenkbar, dass hier in 2er Teams gezählt wird. Im Vergleich zu diesen ist das Ein-Mann-Team natürlich fast doppelt so effektiv. Bei Mitarbeiterknappheit erfassen Sie mehr Artikel pro Person pro Stunde, wenn jeder alleine zählt.
In vielen Fällen, wie zum Beispiel bei Hochregallagern kommt man kaum drum herum 2er Teams einzusetzen, da man eine Person benötigt, die den Stapler oder den Hubwagen bedient und schreibt, wohingegen der zweite Mitarbeiter die Zählarbeit übernimmt.
Tipp: Wechseln Sie regelmäßig zwischen der Rolle des Schreibers und des Zählers. Das ununterbrochene Zählen ist auf Dauer ermüdend und lässt sich ohne Erfahrung kaum 8 Stunden lang mit voller Konzentration aufrechterhalten.
Unproduktive Zeit kostet Sie viel Geld!
Wenn Sie mit 2er-Teams arbeiten, sollten Sie im Vorfeld der Inventur eine Liste an die gesamte Belegschaft senden und diese bereits in Teams einteilen. Vor Ort beim Start der Inventur damit anzufangen ist schier Zeitverschwendung und unproduktive Zeit.
Bedenken Sie: Wenn durch schlechte Planung 30 Personen nur 1 Stunde unproduktiv sind, erzeugen Sie 30 Stunden / ca. 4 Arbeitstage. Das kostet Sie pro Stunde locker 700-1200€!
Versuchen Sie produktive Teams zusammenzustellen und nutzen Sie diese Gelegenheit sogar, um Ihre Belegschaft untereinander bekannt zu machen. Ich kann Ihnen garantieren, dass Ihre Damen aus dem Büro langsamer in einem 2er Team sind, als wenn Sie Ihren Maschinenbauingeneur mit dem Empfangsmitarbeiter zusammen einteilen. (Wenn Sie eine große Belegschaft haben)
Versuchen Sie, um jeden Preis in jedem Team eine Person mit technischem Verständnis für die Produkte oder Inventurerfahrung generell zu haben.
Ein Laie erkennt keinen Unterschied zwischen einer Feingewinde- und einer Grobgewindeschraube. Falsch eingelagerte Artikel fallen somit oft nicht auf, wenn auf der Box oder dem Karton die richtige Artikel-Nr. steht.
Wenn man alleine zählt, dann wird es doch bestimmt falsch! Oder? Gute Frage…!
1.4 Nachkontrolle planen – Quali steigern, gleichzeitig Zeit und Kosten senken
Hinweis: Die meisten Kunden machen Dateneingaben manuell per Hand, weil noch mit Stift und Papier gearbeitet wird. Einfachheitshalber nenne ich dies auch so, ohne jedes Mal zu erwähnen, dass es bei der scannergestützen Inventur genau der gleiche Prozess wäre.
Lassen Sie uns Ihre Inventur in 2024 holen und Inventursoftware einbauen. Zurzeit gibt es noch kein gutes System, was sich auch noch wirtschaftlich rechnet. Melden Sie sich bei uns. Wir schaffen Lösungen.
Eine weitere Möglichkeit die Qualität hochzuhalten und dabei effizient zu bleiben ist die erweiterte Stichprobenkontrolle. Wenn als Einzelteam gezählt wird, wird auf der anderen Seite 50% des Personals frei, um noch vor Soll-Ist-Vergleich Nachkontrollen anzustellen. (z.B. 2 Kontrolleure prüfen 10 Zählern hinterher)
Selbstverständlich werden der Wirtschaftsprüfer und Ihre eigenen Mitarbeiter in der Dateneingabe stichprobenartig hohe Differenzen prüfen. Man könnte als Strategie jedoch die Kontrolle vorab schon erhöhen und damit schneller vorankommen als mit 2er Teams.
Ihr Ablauf könnte wie folgt aussehen:
1. Der Inventurleiter verteilt die Inventurbelege an die Einzelzähler.
2. Die Einzelzähler fangen an Artikel aufzunehmen und Inventurlisten auszufüllen.
3. 1-2 Kontrolleure, auf alle 5-10 Zähler prüfen 10-25% der Zählung als Stichprobe, bevor sie im Soll-Ist-Vergleich ausgewertet wird.
4. Die Dateneingabe Mitarbeiter erkennen die Differenzen und prüfen im „normalen“ Soll-Ist-Vergleich nochmals nach.
Bei einer Inventur mit 20 Zählteams, können Sie sich bei Entscheidung zu „1-er Teams“ also 20 Mitarbeiter sparen. 5 davon nehmen Sie wieder als Zähler hinzu (=25 Zähler) und teilen weitere 5 in die Nachkontrolle ein.
Damit erreichen Sie, wenn gut umgesetzt, ähnliche Manpower und hohe Qualität mit 30, statt 40 Mitarbeitern auf der Fläche. Dies kann Ihnen u. U. 200€+ pro Mitarbeiter täglich einsparen, was bei einigen unserer Kunden zu einer fünfstelligen Kosteneinsparung geführt hat.
Nehmen Sie bei diesen Modellen an, dass in einem normalen Lager einzelne Erfasser etwas weniger zählen als ein 2er Team. Erfahrungsgemäß 10-20% weniger.
Ohne den Gedanken der Einsparung können Sie trotzdem über eine stichprobenartige Vorab-Kontrolle nachdenken, um die Qualität zu verbessern, sollte das Ihr Problem der Vergangenheit gewesen sein. Oft erfüllen unsere Kunden mangels Zählqualität nicht die Voraussetzungen für eine permanente Inventur. Wenn Sie am Stichtag aber exzellente Zählungen nachweisen können, stehen die Chancen nicht schlecht, dies zu erwirken.
1.5 Soll-Ist-Vergleich
Beim SOLL-IST-Vergleich werden, wie der Name schon sagt, die Soll-Bestände mit den gerade frisch aufgenommenen Ist-Beständen verglichen. Dieser Teil der Inventur entscheidet darüber, ob sich der ganze Aufwand gelohnt hat und zeigt Ihnen, ob Sie gute Vorarbeit geleistet haben.
Vereinfacht dargestellt gibt es folgende Schritte in der Durchführung
Zählung → Abgabe der Inventurliste → Nachkontrolle o. Zweite Zählung → Prüfung der Ergebnisse in der Dateneingabe und Markieren der Differenzen → Prüfung der Werte im Soll-Ist-Vergleich und ggf. Dritte Zählung
Bevor Sie, ihr Bereichsleiter, der Wirtschaftsprüfer oder ähnliche Akteure also zum S-I-Vergleich übergehen, wurde der Artikel schon teilweise mehrfach gezählt. Die Aufgabe dieses Schrittes ist, final abzuklären, ob die mögliche Differenz tatsächlich stimmt.
Beim S-I-Vergleich prüft man grundsätzlich nur die Artikel mit hohen Differenzen, wobei „hoch“ in diesem Fall von verschiedenen Faktoren abhängt:
Beispiel 1: Es fehlen 3 Motoren auf Lagerplatz 0010-10-28H1 mit einem Warenwert von jeweils 15.000€ (45.000€ Gesamtwert)
Hier ist eine Prüfung zwingend erforderlich, weil die Differenz im Warenwert hoch ist.
Beispiel 2: Im Lagerplatz 0011-10-30H4 fehlen 29 Sicherungen zu einem Einkaufswert von jeweils 0,04€. (1,16€ Gesamtwert)
🡪 Die Anzahl ist hier zwar höher, der verlorene Warenwert jedoch nicht. Wahrscheinlich macht es je nach internen Vorgaben Sinn oder keinen Sinn, diesen Artikel zu prüfen.
Die fehlende Stückzahl ist nicht gleich hoher Verlust.
Der Durchschnittsverlust, den unsere Kunden feststellen, liegt zwischen 0,3% und 4% vom Lager-Warenwert. Je nachdem, wo Ihr Zielwert liegt, sollten Sie Grenzen für eine weitere Prüfung im Soll-Ist-Vergleich setzen.
1.6 Materialien organisieren
Mit den richtigen Tools sparen Sie sich eine Menge Zeit.
Nutzen Sie Software oder Inventurlisten? Finger- , Touchscreen-Scanner oder Kugelschreiber? In allen Fällen gibt es Dinge zu beachten, damit Sie so genau und schnell wie möglich durch Ihre Inventur kommen.
Eine vollständige Liste mit allen Utensilien und -Tools finden Sie (bald) in der kostenlosen Inventur Checkliste.
A) Inventursoftware oder Old-School Papierlisten?
Wenn Sie von früher noch Papier-Inventuren kennen, wissen Sie selbst am Besten, wie viel effizienter es ist, einen modernen Scanner in der Hand zu halten, mit dem Sie die Artikel-, Chargen-, und Seriennummern Ihrer Produkte erfassen können. Bei den meisten Kunden hat eine Umstellung mindestens 20% Kosten reduziert und die Geschwindigkeit um 25% erhöht.
Haben Sie eine Inventursoftware, mit der Sie absolut zufrieden sind? Wunderbar.
Haben Sie keine? Fragen Sie uns an… wir helfen Ihnen bei der Suche.
Sollten Sie immer noch mit Papierlisten Inventur machen, wird es für Sie höchste Zeit, etwas zu ändern. Durch eine Software sparen Sie sich bis zu 70% der Mitarbeiter in der Dateneingabe im Büro, weil die Daten automatisch ins System reinlaufen. So benötigen Sie nur noch Mitarbeiter, die die Daten auf Plausibilität und Soll-Stand prüfen. Das spart Ihnen eine Menge Leute, die entweder Urlaub machen oder mitzählen können!
Es gibt verschiedene Anbieter auf dem Markt und meist ist eine Inventurfunktion in jedem Warenwirtschaftssystem integriert. Meist leider lieblos eingebaut und ungeeignet.
Mit der richtigen Software spart man sich viel Zeit und Geld. Aber mit der falschen Software richtet man unendlich viel Schaden an, vor allem wenn die Mitarbeiter zum ersten Mal mit dem Erfassungsprogramm arbeiten.
Beispiele, die Sie im Vorfeld individuell abklären sollten:
Um den Prozess mit der Inventursoftware zu vereinfachen, sollten Sie sich hier professionelle Unterstützung holen.
A) Ausreichend Scanner, Stifte und Klemmbretter
Sorgen Sie für ausreichend Scanner, Ladestationen und haben Sie 10-20% Ersatzgeräte in der Hinterhand. Es wird immer passieren, dass ein Gerät nicht mehr an geht, keine Verbindung erzeugen kann oder herunterfällt. Das Schlimmste, was Ihnen passieren kann, ist ein Team, das aufgrund von Gerätemangel nicht mehr arbeiten kann.
Das Gleiche gilt selbstverständlich auch für den älteren Bruder des Scanners, die Papierliste. Es klingt ziemlich banal, aber Sie können mir glauben, wenn ich sage, dass wir bereits Stunden verloren haben, weil das Lager die Geräte nicht korrekt vorbereitet, vergisst zu laden oder irgendwer die Stifte vergessen hat. Vor allem mit 20 Personen oder mehr entsteht direkt Chaos.
(Erinnern Sie, wie viel € pro Stunde bei so viel Personal verloren geht?)
Machen Sie die Basic richtig und Sie sind bei 95% Effizienz. Das ist das Geheimnis:
Es gibt keins. Nicht eine große Sache, nur 100 kleine Optimierungen um 1 Prozent.
B) Verbrauchsmaterialien
Neben Kugelschreibern, Papier und Druckertinte sollten Sie daran denken, rechtzeitig Inventaraufkleber zu bestellen, um den Überblick während der Zählung zu bewahren. Diese sind vor allem von Oktober bis Februar gerne mal ausverkauft.
Nutzen Sie bitte dieselbe Farbe und wenn Sie eine zweite Zählung machen, ggf. eine andere. Definitiv sollten Sie keine Aufkleber benutzen, die Sie ohnehin intern nutzen oder aus der letzten Inventur am Metall kleben. (Pro Tip: Kleben Sie diese nur zur Hälfte drauf… geht besser ab!)
C) Sicherheitsrelevante Kleidung und Gegenstände
In manchen Lagerhallen gelten sehr genaue Bestimmungen und manchmal finden sich nicht einmal Arbeitsschuhe im Lager wieder. So verschieden wie die Branchen auch sind: Entscheiden Sie für sich welche Bedingungen Sie ansetzten müssen:
Schutzhelm, Handschuhe und Überzieher, um Stromschläge zu vermeiden, sind wohl extravagante Sachen, wobei Arbeitsschutzschuhe fast in jedem Lager Pflicht sind.
D) Verpflegung
Ob Sie es glauben oder nicht, zählen ist äußerst anstrengend und auf Dauer sehr anspruchsvoll, wenn es dann auch noch richtig werden soll. Ein konzentrierter Schachspieler kann wahnsinniger Weise bis zu 6000 Kalorien nur durch bloßes Nachdenken verbrennen. Ganz so schlimm trifft es den Inventurzähler nicht.
Dennoch wirkt sich die mentale Aufgabe des Zählens wie alle anderen auf das Energielevel aus. Als guter Arbeitgeber können Sie Verpflegung für Ihre Mitarbeiter bereitstellen und dafür sorgen, dass alle hochmotiviert und gut gelaunt in die Inventur starten.
Für unsere Inventurteams stellen wir immer die volle Bandbreite der Verpflegung bereit, damit die Laune und Konzentration auf dem höchsten Level bleibt.
E) Zählwaagen und Maßbänder
2431 Schrauben zu zählen ist keine spaßige Aktivität. Sie stehen ewig, verzählen sich im schlimmsten Fall und fangen wieder von vorne an. Nutzen Sie Zählwaagen für Ihre Inventur.
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass vor der Inventur klar und deutlich gesagt werden muss, wo die Information steht, ob der Artikel nach Stück, Länge oder Gewicht aufgenommen wird!
Wie sieh sehen, gibt es bei der Planung viel zu beachten. Ist Ihnen das ganze Thema zu bunt? Lassen Sie das von Profis erledigen, die die genannten Prozesse jeden Tag erleben, verbessern und gerne machen.
Planung ist wie gesagt alles.
Vielen Dank, dass Sie bis hierher gelesen haben. Das bedeutet uns wirklich sehr viel. Wir stecken enorm viel Aufwand rein, der Dienstleister zu sein, der mehr gibt als er nimmt. Unsere Vision ist es, dass dieser eine schlimme Tag im Jahr, diese eine schlimme Woche, zu etwas wird, worauf man sich freuen kann.
Auch ohne das Zustandekommen eines Auftrages helfen wir Ihnen sehr gerne weiter. Nutzen Sie den Rechner auf unserer Website, um die Kosten für Ihre Inventur zu planen, wenn Sie einen externen Dienstleister hinzuziehen.
Melden Sie sich einfach telefonisch, per Mail oder über das Kontaktformular auf unserer Seite.
Viel Erfolg!
Autor: Timur Galle
Unser Team steht ihnen bei allen Fragenr und um Ihre Inventur zur Verfügung.
Unser Team beantwortet Ihnen alle Fragen rund um Ihre Inventur kostenfrei und unverbindlich am Telefon oder per E-Mail.
