Bei Ihrer Inventurplanung haben Sie sich sicherlich gefragt, was die verschiedenen Akteure in Ihrer Inventur sind. Sie brauchen Zähler, aber auch Menschen, die wissen, wie die Artikel beschaffen sind.
Sie brauchen Leitungen, Personal welches den Stapler fährt, Büro-Mitarbeiter die Daten abtippen, sollten Sie noch mit Papierlisten arbeiten.
Wenn Sie es schaffen, dass diese verschiedenen Akteure Hand in Hand ohne große Reibung zusammenarbeiten, dann haben Sie das Rezept für eine solide Inventur. Personal ist alles.
Beim Personal gelten universelle Regeln
Wenn man diese beachtet, folgt eine schnelle und exakte Inventur. Das Hauptproblem ist, dass Ihr Personal oft aus Lageristen und Ingenieuren besteht und sich unter diesen Mitarbeitern kaum geschulte Inventurkräfte finden.
Nach diesem Artikel wissen Sie jedoch ganz genau, WIE VIELE Mitarbeiter geplant werden sollten, WELCHE SKILLS die jeweiligen Mitarbeiter haben müssen und WIE Sie die Teams effektiv einsetzen, um Kosten, Zeit und Aufwand zu sparen.
1. Ernennung der Bereichsleiter
Wenn Sie Ihre Inventur alleine leiten müssen, werden Sie ab einer bestimmten Größe viele Dinge übersehen. Es ist aus der Erfahrung heraus einfach unmöglich, jedem Zähler alles zu 100% beigebracht zu haben. Sie brauchen Leute, denen Sie vertrauen können.
Sollten Sie bereits Bereichsleiter in Ihrem Lager haben, fällt die Entscheidung relativ schnell auf diese Menschen. Achten Sie auf die folgenden 4 Eigenschaften:
Fachliche Kompetenz – Kommunikationsstärke – Stressresistenz – situative Intelligenz
Gute Erfahrungen haben wir mit einem Teamleiter pro 8 Zählteams gemacht. So versinkt Ihr Bereichsleiter nicht im Chaos, aber auch nicht in Langeweile. Lassen Sie ihn ggf. Nachkontrollen oder Soll-Ist-Vergleiche machen, um leere Zeiträume zu füllen.
2.2 Aufgaben von Inventurleitungen
Wenn Sie keinen Dienstleister mit einer professionellen Inventurleitung beauftragen möchten, sollten Sie eine oder mehrere Personen auswählen, die den Hut aufhaben. Meistens macht es Sinn, dass Sie als Management, COO, CFO oder Ähnliches den Überblick über alles haben. Ab einer bestimmen Größe, sollten Sie sich wie oben beschrieben “Teamleiter” dazuholen, um Informationsfluss zu gewährleisten.
Anzahl der Inventurleiter je Mitarbeiteranzahl
1-25 Zähler = ca. 1 Inventurleitung
26-45 Zähler = ca. 2 Inventurleitungen
46-65 Zähler = ca. 3 Inventurleitungen
Je +15 Zähler = zumindest ein weiterer Bereichsleiter
Die leitenden Mitarbeiter haben im Wesentlichen 3 Aufgaben, um eine reibungslose Inventur sicherzustellen:
1. Verteilung und Organisation der Teams während der Inventur
- Welches Team, welcher Bereich?
- Pausenzeiten regeln (…damit kein Staplerfahrer wartet während Zähler Pause machen etc.)
- Wohin als nächstes, wenn das Zählteam fertig ist?
- Einteilung der Teams - Wer mit wem?
- Kontrolle der Geschwindigkeit der Teams
- Troubleshooting – z.B. Ein Team entdeckt etwas: TL kommuniziert allen Teams die Entdeckung
2. Stichprobenkontrolle und Qualitätssicherung der Inventur
- Überblick über die Gesamtinventur (Wie viel % erreicht?)
- Kommunikation mit Kontrolleuren – Wie ist die Inventurqualität allgemein ?
- Planung der Vorgehensweise – z.B. nicht 5 schwere Bereiche hintereinander zählen lassen
- Zeitplan aktualisieren und Start- und Endzeiten adaptieren, falls nötig
3. „Overhead“ organisieren und Ablauf durchsetzen
- Anreise, Abreise, ggf. externes Personal managen
- Verteilung der Sticker und anderer Arbeitsmaterialien
- Software kontrollieren / Inventurlisten drucken
- Sicherheitsbedingungen durchsetzen
Der Inventurleiter muss einiges an Erfahrung, Stressresistenz und Ruhe mitbringen, da am Stichtag sich nun alle Mitarbeiter auf ihn stützen werden. Wählen Sie weise! Bei hoher Personenanzahl sollte dieser, wie gesagt, Hilfe von anderen Bereichsleitungen bekommen.
Die Wichtigkeit, nicht einfach “Das wird schon…” zu sagen
Im Januar 2024 standen wir, ein Inventurteam von etwa 40 Personen, bereit im Lager eines Kunden, um mit der Inventur zu beginnen. Die Teams wurden sorgfältig zusammengestellt, Arbeitsmaterialien verteilt und die Organisation lief auf Hochtouren. Alles schien perfekt organisiert.
Doch bei diesem Kunden gab es eine besondere Herausforderung: Nicht nur eine, sondern drei verschiedene Nummern – Artikelnummer, Chargen- und Seriennummer – mussten für jeden Artikel erfasst werden, halt… nicht für jeden Artikel… oder?
Dem Team eine solche Komplexität einfach in einer Ansage zu vermitteln und darauf zu hoffen, dass alle im Team es sofort verstehen und umsetzen können, ist naiv. Das Motto "Bei Fragen einfach melden" funktioniert in der Praxis selten, denn niemand möchte unwissend oder unsicher wirken.
Als sich herausstellte, dass das Inventurergebnis des Kunden in vergangenen Jahren weit hinter den Erwartungen zurückblieb – viele hatten nur eine der drei erforderlichen Nummern erfasst oder diese sogar verwechselt – war klar, dass wir als Dienstleister definitiv etwas anders machen müssen.
Unsere Lösung
Für diese spezielle Herausforderung entschieden wir uns für einen dreigleisigen Schulungsansatz: Videoschulungen, PDF-Anleitungen und direkter Kontakt mit dem Team.
Bei einem Vorab-Termin im Lager unseres Kunden sammelten mein Kollege und ich alle relevanten Informationen. Als unser Ansprechpartner die Existenz und Bedeutung der Chargen- und Seriennummern erwähnte, wurde klar, dass dies kein einfaches Unterfangen sein würde. Er erklärte: "Nicht jeder Artikel hat eine Chargennummer, aber alle Artikel mit Seriennummer haben eine Chargennummer. Und einige haben eine Chargennummer, aber nicht zwingend eine Seriennummer. Gleiche SAP-Nummern können verschiedene Chargennummern haben. Serialnummern sind immer einzigartig und nicht doppelt sein."
Während mein Kollege aus dem Management freundlich nickte, bemühte ich mich, die Logik hinter diesen Anforderungen schnell zu erfassen. Eine direkte Nachfrage schien in Anwesenheit des CFO und eines Vorstandsmitglieds kaum eine Option. Niemand möchte in solch einer Situation einen schlechten Eindruck hinterlassen. Was bringt es aber, wenn wir nur kompetent wirken und später die Rechnung bekommen.
Nach 15 Minuten intensiven Nachfragens, was sich durchaus etwas unangenehm anfühlte, hatte ich endlich ein klares Verständnis der Situation. Diese zunächst komisch wirkenden Nachfragen waren entscheidend für das spätere, erfolgreiche Weitergeben der Informationen an unsere Teams. Hätten wir uns auf ein "Das wird schon klappen!" verlassen, hätte uns dies später definitiv Probleme bereitet.
Diese Erfahrung unterstreicht, wie essentiell eine klare Kommunikation und umfassende Schulungen sind, besonders wenn es um komplexe Aufgaben wie eine Inventur geht. Indem wir auf Videoschulungen, detaillierte PDFs und die Möglichkeit direkter Rückfragen setzen, konnten wir sicherstellen, dass unser Team vollständig informiert und vorbereitet war – ein Schlüssel zum Erfolg.
Warum nicht gleich alles richtig machen?
Es steht außer Frage, dass die Artikel in Ihrem Lager früher oder später genau erfasst werden müssen. Ob Sie sich nun mit einer fehlerhaften Ersterfassung und der daraus resultierenden Notwendigkeit einer Nachinventur abfinden oder lieber von Beginn an in eine um 20% intensivere Schulung investieren, liegt in Ihrer Hand. Letztendlich muss die Zählung korrekt sein – warum also nicht von Anfang an alles richtig machen?
Unterschätzen Sie niemals das Risiko, dass Mitarbeiter wichtige Informationen nicht vollständig verstanden haben.
Als wir mit der Zählung begannen, hatte noch kein Mitarbeiter außer mir das Lager betreten. Dennoch wusste dank unserer detaillierten Schulung jeder…
Diese präzise Vorbereitung ermöglichte uns einen äußerst effektiven Start der Inventur, die wir – und hier kommt der entscheidende Punkt – in halber Zeit abschließen konnten!
Um dies in Zahlen auszudrücken: Wir benötigten 2 von 4 Tagen, sparten 66 Mitarbeiterarbeitstage, da 33 Mitarbeiter zwei Tage weniger arbeiten mussten. Bei einem normalen Tageslohn plus Kosten für Unterkunft und Fahrt lagen die Einsparungen im Vergleich zum Vorjahr, als der Kunde selbst die Zählung vornahm, bei über 20.000 Euro.
Wie konnten wir diese beeindruckende Effizienzsteigerung erreichen? Die Antwort liegt in drei Schlüsselkomponenten: Erfahrung, Vorbereitung und nach Leistung bezahlte Mitarbeiter.
Wenn Sie tiefer in das Thema Einsparungsmöglichkeiten eintauchen möchten, empfehle ich Ihnen, unsere weiteren Blogartikel zum Thema Inventur und Kostensenkung zu lesen. Ein besonderes Highlight ist der Artikel „Was 1 Artikel pro Stunde ausmacht“, ein wahrer Klassiker, der Ihnen ein besseres Verständnis für die Zahlen Ihrer Inventur vermitteln kann.
1.3 Bildung von Zählteams
Inventur wird im Lager meist in 2er Zählteams durchgeführt, wobei im Einzelhandel auf Einzelerfasser und Kontrolleure gesetzt wird. Eine gesetzliche Anforderung, dass 2er Teams zählen müssen, besteht jedoch nicht.
Da viele Unternehmen „auf Nummer sicher“ gehen wollen, zählt man meistens in 2er, teilweise sogar 3er Teams, wenn z.B. ein Staplerfahrer benötigt wird.
Da Ihre Mitarbeiter nur einmal jährlich Inventur machen, kann das 4-Augen-Prinzip durchaus sinnvoll sein. Die Realität zeigt aber auch, dass ein 2er Team wahrscheinlich nicht jeden Artikel doppelt zählen wird. Die menschliche Natur zeigt, dass viele Mitarbeiter nach gewisser Zeit die Motivation verlieren und auf den Zählpartner vertrauen.
Große Differenzen können dennoch vermieden werden, in dem der Schreiber dem Zähler über die Schulter guckt und dessen Zählung einer Plausibilitätsprüfung unterzieht.
Am Ende liegt es in Ihrer Hand, über das Gleichgewicht zwischen Effektivität, Kosten und Qualität zu entscheiden. Ein professioneller Dienstleister kann hierbei helfen. (Kontakt)
Im Einzelhandel beispielsweise zählen die Inventurmitarbeiter immer allein. Es wäre undenkbar, dass hier in 2er Teams gezählt wird. Im Vergleich zu diesen, ist das Ein-Mann-Team natürlich fast doppelt so effektiv. Bei Mitarbeiterknappheit erfassen Sie mehr Artikel pro Kopf pro Stunde, wenn jeder alleine zählt.
In vielen Fällen, wie zum Beispiel bei Hochregallagern kommt man kaum drum herum 2er Teams einzusetzen, da man eine Person benötigt, die den Stapler oder die „Ameise“ bedient und schreibt, wohingegen der zweite Mitarbeiter die Zählarbeit übernimmt.
Tipp: Wechseln Sie regelmäßig zwischen der Rolle des Schreibers und des Zählers. Das ununterbrochene Zählen ist auf Dauer ermüdend und lässt sich ohne Erfahrung kaum 8 Stunden lang mit voller Konzentration aufrechterhalten.
Unproduktive Zeit kostet Sie viel Geld!
Wenn Sie mit 2er-Teams arbeiten, sollten Sie im Vorfeld der Inventur eine Liste an die gesamte Belegschaft senden und diese bereits in Teams einteilen. Vor Ort bei Start der Inventur damit anzufangen ist schier Zeitverschwendung und unproduktive Zeit.
Bedenken Sie: Wenn durch schlechte Planung 30 Personen unproduktiv sind, verlieren Sie jede unproduktive Stunde, fast 4 Arbeitstage. Das kostet Sie pro Stunde 700-1000€!
Versuchen Sie produktive Teams zusammenzustellen und nutzen Sie diese Gelegenheit vielleicht, um Ihre Belegschaft untereinander bekannt zu machen. Ich kann Ihnen garantieren, dass Ihre Damen aus dem Büro langsamer in einem 2er Team sind, als wenn Sie Ihren Maschinenbauingeneur mit der Empfangsdame zusammenststecken.
Versuchen Sie um jeden Preis in jedem Team jemanden mit technischem Verständnis für die Produkte oder Inventurerfahrung generell zu haben.
Ein Laie erkennt keinen Unterschied zwischen einer Feingewinde- und einer Großgewindeschraube. Falsch eingelagerte Artikel fallen somit oft nicht auf, wenn auf der Box oder Karton die richtige Artikelnummer steht.
Wenn man alleine zählt, dann wird es doch sicherlich falsch! Oder? Gute Frage…!
2.4 Mitarbeiter mit besonderen Qualifikationen
Vollständigkeitshalber sollten Sie genau überlegen, welche Mitarbeiter mit welchen Skills Sie bei der Inventur brauchen. Szenarien dafür wären:
Zähler-Warenfluss-Ratio bestimmen
Bei Ihrer Inventur haben Sie Leiter, Zähler, „Warenfluss-Mitarbeiter“ und ggf. Kontrolleure
Der Zähler zählt, der Leiter koordiniert wie im letzten Punkt beschrieben und die Kontrolleure prüfen stichprobenartig die Qualität der Inventur.
Warenfluss-Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, dass jedes Team an seine Ware kommt. Sollten Sie also Stapler, elektrische Hubwagen mit Führerschein oder ähnliche Maschinen bedienen, um an Ware zu kommen, sollten Sie das Verhältnis zu den Zählteams sehr gut durchdenken.
Der worst case tritt ein, wenn es nicht genügend Staplerfahrer auf die Teams gibt, die Sie eingeplant haben. Jede Minute entstehen unproduktive, unnötige Kosten für Ihre Firma.
Auch wenn Staplerfahrer oder Maschinenbediener nichts zu tun haben, weil es nicht genügend Zählteams gibt, ist das oft ein Problem, da diese meistens mehr Kosten, als Zählkräfte.
Generell ist jeder Leerlauf zu vermeiden und das Zähler-Warenfluss-Verhältnis sauber zu ermitteln. Je nachdem wie lange Sie für Ihren Warenfluss brauchen, können es 1 Warenfluss-Mitarbeiter auf 3 bis 10 Inventurteams sein.
Wenn Ihr Lager aus nur einem Hochregal und sonst nur Fachbodenregal auf Erdgeschossebene besteht, benötigen Sie natürlich nicht so viele Mitarbeiter für den Warenfluss. Testen Sie mit einem Team eventuell, wie viele Fahrer nötig sind, indem Sie eine Inventur bei einigen Lagerplätzen simulieren.
Sie können selbstverständlich auch für andere Sachen wie „Zeit pro Palette“ eine kleine Simulation starten.
Unser Team steht ihnen bei allen Fragenr und um Ihre Inventur zur Verfügung.
Unser Team beantwortet Ihnen alle Fragen rund um Ihre Inventur kostenfrei und unverbindlich am Telefon oder per E-Mail.
