5 Tipps zur Inventurdurchführung

Während der Inventur entscheidet sich, wie gut das Ergebnis und wie hoch die Kosten werden. Und sind wir mal ehrlich… alles, was Sie bei Ihrer Inventur wollen, ist, dass Sie gut gezählt und schnell über die Bühne geht. 

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Neben einer soliden Planung, die wir in einem anderen Artikel behandeln, wollen wir heute die Dinge mit Ihnen teilen, die während der Inventur zu mehr Effizienz führen. 

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Grundlegend besteht jeder Inventurtag aus den gleichen Abschnitten:
1. Start - Mitarbeiter formieren sich zu Teams, suchen Ihr Regal und organisieren Ihre Listen oder Scanner.

2. Zählung - Die Teams sind voll im Flow. Zählen was das Zeug hält und erledigen den Job. 

3. Nachkontrolle - Sie und Ihre Kollegen prüfen die Zählung auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

4. Abschluss - Inventur ist vollendet, es wird aufgeräumt und alle gehen gemeinsam in den Feierabend. 

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Bei all diesen Schritten kann man eine Menge richtig machen, aber auch sehr viel Schaden anrichten. Da das durchschnittliche Lager zwischen ca. 18 Zähler benötigt, spielen also viele Mitarbeiter in Ihr Inventurergebnis mir rein. Eine nicht kommunizierte Information kann hier also zum Desaster führen. 

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Tipp 1 

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Schnelle Feedbackschleifen 

Haben Sie in der Kontrolle einen Fehler gefunden? Vielleicht erkennen Sie, dass ein Team immer wieder dieselben Fehler macht und unaufmerksam ist? 

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Ich gebe Ihnen hiermit die beste Anleitung: Zeigen Sie diesem Team, was Sie erwarten!

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Es ist so, wenn Sie Ihrem Kind sagen würden, dass es sein Bett machen soll. Sie machen die Anweisung und der Knirps geht und macht sein Bett. Sie kommen ins Zimmer und….

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Das Bett sieht immer noch total schrecklich aus. Wieso? Sie haben doch gesagt „Mach das!“

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Der junge Mensch verhält sich oft sehr ähnlich wie ein mitarbeiter, dem Sie anweisungen geben. Menschen brauchen oft mehr Informationen, um den Job richtig zu machen, durchschnittlich sogar 7x, bis ein Mitarbeiter es wirklich versteht. Wie wäre es mit…

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„Mach dein Bett so, wie in einem 5 Sterne Hotel.“ 

So wissen Sie zumindest, dass Sie nicht nur das „Was“, sondern auch das „Wie“ gezeigt haben. Wenn es dann immer noch nicht klappt, sollten Sie die Teams so schnell wie möglich aus dem Regal holen, Sie zum letzten Fehler führen und fragen, wie das gezählt oder gewogen wurde. 

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Das Schlimmste ist, wenn Sie sich über schlechte Zählungen ärgern, aber nichts sagen und kein Feedback geben. 

Tipp 2  - Kurze Laufwege 

Eine Inventur wäre 100% effizient, wenn Zähler nicht ständig von Regal zu Regal laufen müssten, um die nächsten Artikel zu zählen. Da wir uns leider noch nicht beamen können und die Artikel mit Sicherheit nicht zu den Zählern kommen, sollten wir die Laufwege so kurz wie möglich halten. 

- Lassen Sie Teams immer ganze Reihen und bereiche zählen, ohne Räume zu wechseln 

- Sprechen Sie Mitarbeiter an, die von A nach B laufen, weil Sie es nicht besser wissen 

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Tip 3 - Papier und Scanner korrekt managen 

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Wenn Sie noch Papier für Ihre Inventur nutzen, dann sollten Sie ein gutes System haben, damit kein Blatt verloren geht oder falsch abgetippt wird. Richten Sie sich einen Tisch ein und lassen Sie den Inventurleiter nur gegen unterschrift Inventurlisten annehmen und streichen Sie diese ab. Am Ende wollen Sie nicht in der Situation sein und hören „Aber das habe ich doch abgegeben…!“ 

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4.1 Vollständigkeit der Zählung prüfen

Die Aufgabe eines Inventurleiters ist, dass die Inventur nicht nur korrekt gezählt ist, sondern auch vollständig abgeschlossen wird. Sind alle Bereiche gezählt? Wie stellen Sie sicher, dass keine Ecke oder Regalboden vergessen wurde? 

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Um sicherzustellen, dass die Inventur vollständig ist, sollten Sie sich je nach Lager ein Zonensystem anlegen und alle Bereiche abstecken. 

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Beispielsweise können Sie Regalnummern mit 1000, 1001, 1002 ausdrucken und an die verschiedenen Regale bringen. Während der Inventurdurchführung können Sie entsprechend die Nummern abhaken, für die Sie Daten haben. Wenn Sie z.B. bis 1150 gesteckt haben, wissen Sie ,dass 150 Regale kommen müssen. 

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Wie groß oder klein Sie die Regale abstecken, hängt damit zusammen, wie teuer und wertvoll die Ware ist. Grundsätzlich gilt: Je teurer der Bereich ist, desto kleiner ist es.

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Stellen Sie sicher, dass alles gezählt ist

In jedem Baumarkt oder Online finden Sie Inventur-Sticker. Diese Sticker sind essentiell, damit jeder Zähler optisch sieht, welches Regal bereits gezählt ist und welche noch offen sind. 

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Vor allem bei MDE Geräten passiert es oft, dass ein Bereich doppelt gezählt wird, weil keine Karte, kein Sticker oder Hinweis am Regal hängt. Machen Sie es sich einfach und lassen Sie einen kleinen roten oder gelben Punkt auf die Regale kleben. Bitte nutzen Sie eine Farbe, damit Sie sich merken können, welche Ivnentur das nun war. 

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Pro Tipp: Kleben Sie die Sticker nur mit der halben Fläche auf das Regal und sagen Sie das Ihren Teams. So kriegen Sie diese später besser ab!

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4.2. Datenverlust vermeiden

Je nachdem, was Sie für ein System benutzen, müssen Sie darauf achten, dass alle Daten in das von Ihnen genutzte Warenwirtschaftssystem einfließen. 

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Wenn Sie Papier nutzen, dann sollten Sie prüfen, ob jeder seine Inventurlisten abgegeben hat. Oft, wenn der Feierabend nah ist, vergessen Inventurzähler die letzte Liste abzugeben und nehmen diese u. U. einfach mal mit. 

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Bei einer scannerbasierten Inventur mit MDE Geräten, haben Sie den Vorteil, dass kein Zettel verloren gehen kann. Mit einem Inventurprogramm wie von SIEMERS, kann kein einziger Kilobyte Daten verloren gehen. Es ist einfach Online und sicher gespeichert. 

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Sollten Sie jedoch ältere Inventursysteme nutzen und die Geräte zum Absaugen in eine Ladestation stecken müssen, dann dürfen die Mitarbeiter dies nicht vergessen. 

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Wir haben zahlreiche Inventuren erlebt, wo Mitarbeiter von Kunden das Gerät einfach irgendwo liegen lassen. Wenn dort noch Daten oben sind, ist dies denkbar schlecht und lässt den Wirtschaftsprüfer die gesamte Inventur in Frage stellen. 

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Generell sollten Sie all Ihr Equipment, Scanner, Klemmbretter usw… am Ende selber noch einmal zählen, da bei vielen Leuten immer schnell etwas wegkommt. 

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Technischer Inventurabschluss 

Wie die Inventur in Ihrer Software abgeschlossen wird, ist immer individuell zu erfragen. Oft können Sie den IT Support anrufen und hier nach Rat fragen. Lassen Sie im besten Fall wirklich nur erfahrene Mitarbeiter und den Inventurleiter an den Computer, auf dem die Inventurdaten laufen. 

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4. Plausibilitätsliste

Wie stellen Sie sicher, dass Sie keine großen Ausreißer haben? Können Sie sicherstellen, dass sich niemand vertippt hat? Mit Sicherheit ist Kontrolle besser als Vertrauen und diese Kontrolle sollten Sie schon während der Inventur machen. 

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Am Ende sollte jedoch jedes gute Inventur Programm in irgendeiner Weise eine Plausibilitätsliste anzeigen. Bei SIEMERS Inventur Cloud kann man beispielsweise einstellen, welche Werte eingestellt werden sollen:

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Alle Werte über 500€ , Schnapszahlen, Alle Werte mit Anzahl 100 oder mehr usw… 

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Sollten Sie solch eine Plausibilitätsliste nicht haben, sind Sie darauf angewiesen, dass Ihre Inventur nach der Zählung und Kontrolle passt. Bei Inventuren über 10.000 Artikeln haben wir bis jetzt immer Werte in der „Plausi-Liste“ gefunden, die nochmal geprüft wurden. 

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In 99% der Fälle sollte das Ergebnis in einer CSV Datei und manchmal auch noch weiteren Formaten vorliegen und an die zuständigen Fachbereiche gesendet werden. Ihr Steuerberater sollte hiervon auch eine Kopie bekommen.

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