Rechenbeispiel aus der Praxis: Personal berechnen
Bei der Planung Ihrer Inventur wird irgendwann unabdingbar die Frage aufkommen: “Was kostet uns der ganze Spaß eigentlich?”
Als Inventurdienstleister betreuen wir Kunden, die 500€ für Ihren Kiosk ausgeben müssen und wiederum andere, die zweistellige Millionenbeträge im Jahr investieren. Aber wie berechnen Sie die Kosten exakt?
Es gibt eine ganz simple Formel. Wenig Variablen. Easy:
Sagen wir, Sie haben 15 Mitarbeiter, die insgesamt 5 Tage zählen und scannen. Damit kommen wir auf insgesamt 75 Mitarbeiter Arbeitstage. Was kostet Sie ein Mitarbeiter pro Tag?
Wenn Sie die ganze Belegschaft zusammentrommeln, steht ein Ingineur neben einem Finanzbuchhalter, teure Zähler würden wir sagen. Ein Lagerhelfer oder der Freund eines Freundes, der zufällig Urlaub hat und etwas nebenbei verdienen will, kostet natürlich nur ein Bruchteil der überqualifizierten und oft für Inventur ungeeigneten Kräfte. Sagen wir 200€ Durchschnitt pro Person? Arbeitgeberanteil inklusive.
75 Mitarbeiter-Arbeitstage x 200€ pro Person pro Tag = 15.000€ Kosten, allein für das Personal.
In der Summe nicht inbegriffen sind Kosten für Inventurleiter, Bereichsleiter die fragen beantworten, Personal was die Papierlisten ins SAP abtippt usw…
Die Planung der Inventur, gemessen an der Zeit, die Sie dafür benötigen alles auf die Beine zustellen kommt hier auch nochmal on top. Gegebenenfalls genauso wie Zählwaagen, Sticker, Scanner etc.
Mitarbeiter-Arbeitstage + Ge- und Verbrauchsmaterial + Planung + Software = Gesamtkosten
Das haben Sie sicherlich auch selbst rausbekommen. Keine Raketenwissenschaft. Was eine kleine Herausforderung ist, ist überhaupt erst einmal herauszufinden, wie viele Tage Sie benötigen um zu planen und wie viele Mitarbeiter überhaupt wie lange zählen müssen… Die Formel erhalten Sie jetzt!
Rechenbeispiel aus der Praxis: Personal berechnen
Wenn wir eine Inventur für einen Kunden übernehmen, ist die erste Frage immer die gleiche: „Wie viele Leute haben letztes Jahr wie viele Tage Inventur gemacht?“
Dieser Erfahrungswert ist der Wichtigste von allen. Ohne diesen kann man nur eine grobe Schätzung anhand von Lagerplätzen, Quadratmetern und Artikelanzahl machen.
Auch wir als absolute Profis mit über 2 Milliarden Euro erfasstem Warenwert in diesem Gebiet können nicht ohne einen solchen Wert arbeiten.
Haben Sie so einen Wert? Zum Beispiel: 5 Tage mit jeweils 20 Mitarbeitern? Großartig. Orientieren Sie sich daran!
Beachten Sie Änderungen zum Vorjahr, wie zum Beispiel größere Lagerfläche, mehr Auslastung der Lagerplätze oder Verkleinerung des Lagers.
Wenn Sie gerade erst in ein neues Lager gezogen sind und keine guten Referenzwerte haben, dann ist es wichtig, die Personalanzahl so exakt wie möglich zu berechnen. Wenn Sie keine gute Anzahl haben, treten oft folgende Probleme auf:
Wie man Personalanzahl richtig berechnet, wenn man keinen Referenzwert hat:
Faktoren:
1. Anzahl der Lagerplätze
2. Zeitraum – Anzahl der Tage an denen Sie fertig werden müssen
3. verschiedene Artikel
Ich gebe Ihnen nun ein Rechenbeispiel, was wir bei einem unserer Kunden genutzt haben:
Kunde aus dem Lebensmittelgroßhandel
Lagerplätze Gesamt: 8946 Stück ; davon 4754 (53,1%) besetzt
Diese Lagerplätze waren wie folgt aufgeteilt:
A) Reserve Paletten OG1 (nur mit Stapler) : 1650 Paletten
B) Palettenplätze Erdgeschoss: 825
C) Durchlaufregal-Plätze: 1695
D) Fachbodenregal-Plätze: 584
Die Reservepaletten, also alles, was nicht auf dem Boden stand, wurde 2 Wochen vor der eigentlichen Inventur durch uns aufgenommen. Der Rest wurde am 30.12. gezählt.
Vorab-Aufnahme berechnen
Um zu wissen, wann wir mit der Voraufnahme anfangen müssen und mit wie vielen Mitarbeitern wir hier starten, mussten wir wissen, wie lange es dauert eine Palette zu zählen. Da der Kunden ein Großhändler im LEH war, gab es Ganzpaletten (selbe Ware) und Mischpaletten (versch. Artikel)
Eine Mischpalette dauert natürlich wesentlich länger, da hier alles abgepackt und wieder neu auf die Palette gestapelt werden muss.
Wir nahmen aus Erfahrungswerten folgendes an:
1500 Ganzpalette und 150 Mischpaletten (Info durch Kunden)
Dauer (inkl. Auslagerung mit Stapler, Zählung, Dokumentation)
pro Ganzpalette = 5 Minuten
pro Mischpalette = 10 Minuten
Damit kamen wir auf 125 Stunden Zählung der Ganzpalette und 25 Stunden Mischpalette.
150 Zählstunden, wo ein Staplerfahrer und ein Zähler benötigt werden.
An einem 8 Stunden Arbeitstag kann man effektiv von 7 Stunden Zählung ausgehen.
150 Stunden / 7 Stunden pro Tag = ca. 2 Arbeitstage von jeweils 2 Mitarbeitern.
Da wir die Voraufnahme in 2 Wochen schaffen wollten, benötigten wir jeweils 2 Teams bestehend aus einem Zähler und eine Staplerfahrer. Jedes Team hat ca. 12 Arbeitstage geleistet und die Voraufnahme so in der geplanten Zeit gemeistert.
Kostenaufstellung:
1 Team = 2 Mitarbeiter
23 Team-Arbeitstage werden benötigt
1 Team Arbeitstag = ca. 8 Stunden x 25€ x 2 Pers. = 400 € pro Team-Arbeitstag
23 Team-AT x 400 € pro Stück = 9200,00€ Kosten für die Voraufnahme
Die Hauptaufnahme am Stichtag berechnen
Für die Personalanzahl haben wir hier einen Ähnlichen Schlüssel genommen. Der Kunden ist seit der letzten Inventur umgezogen und konnte das größere Lager daher überhaupt nicht abschätzen. Die Inventur-Personalschätzung musste also sehr genau sein.
Übrige Lagerplätze nach Vorabaufnahme = 3104 Stück
825x Paletten Erdgeschoss
1695 x Durchlaufregalplätze
584 x Fachbodenregalplätze
Dauer Palette Erdgeschoss = ca. 3 Minuten
Zähldauer gesamt = 41,25 Teamstunden
benötigte Team für den Tag = ca. 6 Teams
Dauer Durchlaufregal = ca. 2 Minuten
Zähldauer gesamt = 56,5 Team Stunden
benötigte Team für den Tag = ca. 7 Teams
Dauer Fachbodenregal = ca. 2 Minuten
Zähldauer gesamt = 19,5 Team Stunden
benötigte Team für den Tag = ca. 3 Teams
Für diese Inventur planten wir demnach 16 Teams. Da unsere Mitarbeiter aber wesentlich schneller und exakter arbeiten, konnten wir die Zeit deutlich reduzieren und ließen nur 12 Teams bei der Inventur starten.
Ergebnis: Nach ca. 6 Stunden, wesentlich früher als erwartet fertig.
Die wichtigsten Formeln zusammengefasst:
Lagerplatz x Minuten pro Lagerplatz / 60 = Teamstunden
Teamstunden durch 6,5 = Anzahl der benötigten Arbeitstage
Benötigte Arbeitstage / geplante Dauer der Inventur = Anzahl der Teams
Anzahl der Teams x 2 = benötigte Personalanzahl (wenn in 2er Teams gezählt wird)
Kurz:
1. Teilen Sie Ihr Lager in seine verschiedenen Bereiche auf (Fachboden, Reserve, Palette, Pickplätze usw…)
2. Berechnen Sie wieviel Zählstunden Sie insgesamt brauchen und teilen Sie durch 6,5
3. Für eine grobe Referenz wie lang ein Lagerplatz in welcher Branche dauert, können Sie diese Tabelle verwendet:
Paletten (für Hochregale die Zeit für Auslagern draufrechnen)
Fachbodenregale (für Hochregale die Zeit für Auslagern draufrechnen)
Durchlaufregale (für Hochregale die Zeit für Auslagern draufrechnen)
Paternosterregale
Unser Team steht ihnen bei allen Fragenr und um Ihre Inventur zur Verfügung.
Unser Team beantwortet Ihnen alle Fragen rund um Ihre Inventur kostenfrei und unverbindlich am Telefon oder per E-Mail.
